Von der Bestellabwicklung über ERP-Schnittstellen bis hin zur Kundenkommunikation mit Klaviyo: Moderne Shopify-Setups nehmen dir heute einen grossen Teil der Routinearbeit ab. In unseren Projekten haben wir gesehen, dass sich rund 80 % der repetitiven Aufgaben automatisieren lassen. Das Ergebnis: Teams gewinnen Zeit für die wirklich wichtigen Themen: Kunden, Sortiment und Wachstum.

Erfahre in diesem Beitrag, warum Automatisierungen für Schweizer Online-Shops besonders wichtig sind und welche Bereiche sich automatisieren lassen. Lerne auch die wichtigsten Tools und Apps dazu kennen und wie du deine Shop-Automatisierung strategisch angehst.

Warum Automatisierungen deinem Unternehmen helfen

Bei vielen unserer Kunden sind Prozesse anfänglich noch stark manuell geprägt: Produktdatenpflege, Bestellabwicklung oder Reporting bedeuten häufig Doppelarbeit und Medienbrüche zwischen Systemen. Gerade diese Ineffizienzen haben uns gezeigt, wie stark Automatisierung nicht nur die Kostenstruktur, sondern auch die Kultur in einem Unternehmen beeinflusst.

Wenn Teams ihre Zeit mit repetitiven Aufgaben verschwenden, bleibt wenig Raum für Innovation oder strategisches Arbeiten. Unternehmen, die früh automatisieren, entlasten ihre Mitarbeitenden und schaffen so eine Arbeitsumgebung, die Motivation und Wachstum fördert.

Die spezifischen Herausforderungen für Schweizer Online-Händler

• Lokale Zahlungsmethoden wie TWINT für Shopify oder Kauf auf Rechnung müssen zuverlässig eingebunden werden. Ohne Automatisierung führt das schnell zu Bruchstellen im Check-out.

• Anbindungen an die Schweizer Post oder regionale Carrier sind komplexer als in vielen EU-Ländern. Ohne automatisierte Schnittstellen drohen Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemen.

• Mehrsprachigkeit ist für Schweizer Shops nicht optional: Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch müssen oft parallel bedient werden. Übersetzungen manuell zu pflegen, ist nicht skalierbar und führt zu inkonsistenter Qualität.

• ERP-Integrationen sind bei vielen KMU besonders wichtig, da spezifische Systeme genutzt werden. Hier ist die Automatisierung der Datenflüsse entscheidend, um Doppelarbeit zu vermeiden.

• Unterschiedliche Steuersätze in der Schweiz gegenüber der EU sowie Zollabwicklung erschweren manuelle Prozesse erheblich. Automatisierung minimiert Fehler und reduziert den administrativen Aufwand.

• Die grösste Herausforderung ist oft nicht die Technik, sondern die Organisation. Bestehende Prozesse werden sehr ungern an digitale Geschäftsmodelle angepasst, was Automatisierungen blockieren oder verzögern kann.

Die wichtigsten automatisierbaren Bereiche in deinem Shopify-Shop

Bestellabwicklung & Fulfillment

Die Bestellabwicklung lässt sich zu grossen Teilen automatisieren und spart dabei täglich Stunden manueller Arbeit. Automatische Bestellbestätigungen, Versandbenachrichtigungen und Risikobewertungen laufen ohne dein Zutun ab.

Der automatische Import von Bestellungen ins ERP – beispielsweise zu Dataforce – eliminiert Doppelarbeit zwischen Systemen. Lagerbestände synchronisieren sich in Echtzeit, während Versandlabels und Trackingmeldungen automatisch generiert werden.

Für Schweizer Logistikanbieter wie die Post oder DPD gibt es spezialisierte Integrationen. Diese Fulfillment-Partner-Anbindungen sorgen dafür, dass Pakete ohne manuellen Eingriff den Weg zum Kunden finden.

Produktdatenpflege: Saubere Daten ohne Aufwand

Das Variantenmanagement über PIM-Systeme wie Akeneo macht Schluss mit manueller Produktpflege bei grösseren Sortimenten. Produktdaten, Bilder und Attribute werden zentral verwaltet und automatisch an Shopify übertragen.

Besonders wertvoll ist das automatisierte Befüllen von Metafeldern und Attributen. Was früher Stunden dauerte, erledigt das System in Minuten – und zwar fehlerfrei.

Übersetzungsapps haben sich 2025 stark weiterentwickelt. KI-basierte Lösungen übersetzen nicht nur Text, sondern verstehen auch Kontext und Zielgruppe. Je nach Anforderungen ist eine manuelle Überarbeitung aber nach wie vor nötig. Auch Drittanbieter wie zum Beispiel DeepL oder Google Translate lassen sich je nach App einbinden. 

Kundenkommunikation & Marketing: Persönlich, aber automatisch

E-Mail-Flows in Klaviyo – von Abandoned Cart/Check-out über Post-Purchase bis zu Geburtstags-Kampagnen – laufen vollautomatisch und generieren zusätzlichen Umsatz. Versand- und Retouren-Updates halten Kunden informiert, ohne dass du eingreifen musst.

Auch E-Mail-Kampagnen und Newsletter kannst du über Klaviyo automatisieren.

Die Kundensegmentierung erfolgt automatisch basierend auf Kaufverhalten, Wohnort oder anderen Parametern. So erhalten B2B-Kunden andere Angebote als Privatkunden – ohne dass du manuell sortieren musst.

Auch mit Flow Mail, eine Erweiterung für Shopify Flow, können personalisierte transaktionale E-Mails automatisch versendet werden.

Buchhaltung & Finanzen: Zahlen stimmen automatisch

Der automatisierte Zahlungsabgleich und Rechnungsprozesse via ERP–Schnittstellen eliminieren einen der zeitaufwändigsten Bereiche im E-Commerce. Rechnungen werden automatisch erstellt, versendet und abgeglichen.

QR-Rechnungen für Schweizer B2B-Kunden generiert das System selbstständig. eBill-Integration für wiederkehrende Geschäftskunden reduziert Zahlungsverzögerungen und verbessert den Cashflow.

Die Mehrwertsteuer-Abwicklung für verschiedene Länder erfolgt regelbasiert und praktisch fehlerfrei. Besonders bei internationalen Verkäufen spart das erhebliche Kosten für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Shopify Flow und Apps: Deine Werkzeuge für mehr Effizienz

Shopify Flow als zentrale Automatisierungsplattform

Shopify Flow ist das Herzstück der Automatisierung und bietet sowohl vorgefertigte Templates als auch die Möglichkeit für komplett individuelle Workflows.

Das native Tool von Shopify funktioniert nach dem simplen «Wenn-Dann-Sonst»-Prinzip und lässt sich ohne Programmierkenntnisse bedienen. Triggers können Bestellungen, Kundenaktivitäten oder Lagerveränderungen sein.

Ein praktisches Beispiel ist der Birthday Flow: Kunden, die ihr Geburtsdatum im Check-out angeben, können automatisch an ihrem Geburtstag mit einem Goodie, einem Rabatt oder ähnlichem kontaktiert werden. Diese Funktion ist nur für Shopify Plus-Kunden verfügbar.

Kunden, die das Feld «Firma» ausfüllen, können nach dem Kauf automatisch in einem Kundensegment «B2B» eingegrenzt werden. Mithilfe von Automatisierungen erhalten sie dann spezielle B2B-Angebote. Auch hier wird ein Plus-Plan benötigt.

Die Risikobewertung lässt sich ebenfalls automatisieren: Bestellungen über einen bestimmten Wert oder aus bestimmten Ländern werden automatisch zur manuellen Prüfung markiert.

Weitere wichtige Apps für deine Automatisierungsstrategie

Zusätzliche App-Integrationen ergänzen Shopify Flow perfekt und erweitern die Automatisierungsmöglichkeiten erheblich. Klaviyo für E-Mail-Marketing, Akeneo für Produktdatenmanagement und verschiedene ERP-Integrationen gehören dazu.

Matrixify automatisiert Datenimporte und -exporte, während OrderlyEmails für professionelle, automatisierte Kundenkommunikation in mehreren Sprachen sorgt.

Boost AI Search & Filter lernt automatisch aus dem Nutzerverhalten und optimiert Suchergebnisse kontinuierlich. Für Schweizer Shops besonders wertvoll sind die mehrsprachigen Filterfunktionen. Jedoch hat die App auch Nachteile, weil sie ins Theme eingreift. Eine professionelle Beratung lohnt sich hier.

KI-Tools für Automatisierungen

Shopify Magic für Content-Erstellung generiert automatisch Produktbeschreibungen, Meta-Tags und sogar Blog-Artikel basierend auf wenigen Stichworten. Die Qualität ist mittlerweile so gut, dass nur noch minimale Nachbearbeitung nötig ist.

Chatbots wie Zipchat nutzen Website-Daten, um Kundenfragen automatisch zu beantworten. Bei erklärungsbedürftigen Produkten kann das die Conversion-Rate erheblich verbessern.

Im Winter kommt eine neue Shopify Edition mit noch mehr AI Features. Die Entwicklung geht rasant weiter, und es lohnt sich meist, schon früh auf den Zug aufzuspringen.

Shopify Plus für grössere Unternehmen: Enterprise-Automatisierung

Shopify Plus bietet erweiterte Automatisierungsmöglichkeiten, die für grössere Unternehmen unverzichtbar sind. Shopify Flow über den Plus-Plan ermöglicht erweiterte API-Limits und bessere Workflow-Skalierung.

Unsere Erfahrungen mit Automatisierungen über Shopify Plus sind durchweg positiv. Das Investment ist überschaubar, die Ergebnisse immer zufriedenstellend – besonders bei komplexeren B2B-Anforderungen.

Die erweiterten API-Limits und Priority-Support machen den Unterschied, wenn kritische Automatisierungen ausfallen. Für Shopify B2B Shops ist Plus praktisch unverzichtbar.

Die Möglichkeit, mehrere Shops von einer Zentrale aus zu automatisieren, ist für internationale Unternehmen Gold wert. Ein Workflow kann gleichzeitig in verschiedenen Märkten ausgerollt werden.

Erfolgreich starten: Dein Weg zur automatisierten Shop-Verwaltung

Welche Prozesse zuerst automatisieren?

Automatisiere zuerst einfache, wiederkehrende Aufgaben, bevor du komplexe Workflows angehst.

Starte mit E-Mail-Automatisierungen wie Bestellbestätigungen und Versandbenachrichtigungen. Diese haben sofortige Wirkung und sind einfach einzurichten.

Warenkorbabbruch(Abandoned Cart)-E-Mails sind der nächste Schritt und können schnell zusätzlichen Umsatz generieren. Die Templates sind vorgefertigt und müssen nur noch angepasst werden.

Bestandswarnungen bei niedrigen Lagerständen verhindern Stockouts und verbessern die Kundenzufriedenheit. Das Setup dauert wenige Minuten, die Wirkung ist aber enorm.

Häufige Fehler vermeiden

Der grösste Fehler ist, zu viele Automatisierungen gleichzeitig einzuführen. Das überfordert Teams und führt zu Problemen beim Monitoring.

Unklare Verantwortlichkeiten sind ein weiterer Stolperstein. Jede Automatisierung braucht einen Verantwortlichen, der bei Problemen eingreift.

Das Vernachlässigen der Testphase rächt sich schnell. Automatisierungen können unbeabsichtigt Kunden nerven oder sogar vergraulen, wenn sie falsch konfiguriert sind.

Kosten-Nutzen-Rechnung für Automatisierungen

In der Schweiz amortisieren sich Automatisierungen besonders schnell durch die hohen Lohnkosten. Eine eingesparte Stunde täglich entspricht bei 50 Franken Stundenlohn bereits 12’000 Franken jährlichen Einsparungen.

Die Zeitersparnis lässt sich gut quantifizieren: Bestellabwicklung von 15 Minuten auf 2 Minuten, Produktdatenpflege von Stunden auf Minuten. Diese Effizienzgewinne summieren sich schnell.

Skalierungseffekte verstärken den ROI zusätzlich. Was einmal automatisiert ist, funktioniert bei 100 oder 1000 Bestellungen gleich gut – ohne zusätzlichen Personalaufwand.

Eigentlich profitieren alle unsere Kunden von Automatisierungen, weil sie weniger eingreifen müssen. Das Team kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren statt auf Routinearbeit.

Wann professionelle Hilfe sinnvoll ist

Komplexe Workflows und Custom Solutions übersteigen oft die internen Ressourcen kleinerer Teams. Eine erfahrene Shopify-Agentur kann häufige Probleme von Anfang an vermeiden.

ERP-Integrationen für grössere Unternehmen erfordern meist individuelle Lösungen, die über Standard-Apps hinausgehen. Hier zahlt sich professionelle Beratung schnell aus.

Die richtige Automatisierungsstrategie spart langfristig mehr Geld, als sie kostet. Falsche Entscheidungen können teuer werden und Teams monatelang beschäftigen.